کارشناسی ارشد حسابداری"حمید اخوت نیا"

سيستمهاي حسابداري

مقاله درخواستي خانم پريسا رزمجو 

سیستم حسابداری ، عبارتست از مجموعه ای از اجزا به هم پیوسته در داخل یک موسسه که آثار مالی رویدادهای آن موسسه را به گزارشها و صورتهای مالی تبدیل میکند .

سیستم حسابداری مانند هر سیستم دیگری از اجزا به هم پیوسته تشکیل شده ، جهت نیل به یک یا چند هدف به فعالیت خود ادامه می دهد ، مبدل است یعنی رویدادهای مالی را به صورتها وگزارشهای مالی قابل استفاده برای گروههای مختلف استفاده کننده از اطلاعات مالی تبدیل می کند و با تهیه تراز آزمایشی ، اطلاعات بازخور جهت کنترل سیستم حسابداری ارائه می نماید .

یک سیستم حسابداری ، به عنوان یک سیستم جز از سیستم کل موسسه بوده و تمام سیستمهای باز تحت تاثیر متقابل عوامل محیطی از قبیل عوامل اقتصادی ، اجتماعی و ... قرار دارد .

درمورد تاثیر عوامل محیطی بر سیستم حسابداری می توان از مطرح شدن حسابداری تورمی بعد از 1970 به این سو و یا از تغییرات در قوانین مالیاتی ، تجاری و بانکی و تاثیر آن در داده ها و پردازش آنها و تهیه صورتها و گزارشهای مالی بر اساس این تغییرات یاد کرد .

هر سیستم حسابداری از سه بخش تشکیل شده است :

ورود داده ها : در یک سیستم حسابداری ، ثبت رویدادهای مالی بر اساس اسناد و مدارک اولیه به عنوان داده های به سیستم ، شامل صورتحساب ( فاکتور ) خرید ، صورتحساب فروش ، رسید دریافت ها و پرداخت های نقدی و ... انجام می شود .

پردازش داده ها : پس از ورود داده ها ( اسناد و مدارک اولیه ) به سیستم حسابداری پردازش آنها به ترتیب زیر صورت می گیرد :

اسناد و مدارک اولیه پس از تجزیه و تحلیل تاثیر آنها بر دارائیها ، بدهیها ، هزینه ها ، درآمدها و حقوق صاحبان سرمایه موسسه ، حسب مورد به صورت بدهکار و بستانکار در دفتر روزنامه عمومی ثبت اولیه می شوند .

البته در برخی از موسسات ، به جای اینکه رویدادهای مالی را مستقیما از روی اسناد و مدارک اولیه در دفاتر ثبت نمایند ، اقدام به تهیه برگه حسابداری یا سند حسابداری ( پیش نویس روزنامه ) می کنند . در موسسات بزرگ ، ثبت اولیه اسناد و مدارک مربوط به گروهی از رویدادهای عمده مالی در دفاتر روزنامه اختصاصی صورت می گیرد .

ثبتهای انجام شده در دفاتر روزنامه عمومی و اختصاصی به حسابهای مربوطه در دفتر کل منتقل می شوند . زمانی که حجم رویدادهای مالی مربوط به یک یا چند حساب دفتر کل زیاد باشد ، برای داشتن اطلاعات جزئی تر و تفضیلی از این قبیل حسابهای دفتر کل ، از دفاتر معین یا کارتهای معین ، استفاده می شود . هر یک از دفاتر یا کارتهای معین ، یک حساب کنترل در دفتر کل داشته و تعداد دفاتر معین و حسابهای کنترل آن در دفتر کل به وسعت و نوع فعالیتهای یک موسسه بستگی دارد .

ستاده ها : نتیجه پردازش داده ها در یک سیستم حسابداری ، صورتها و گزارشهای مالی ( ستاده ها ) است . صحت ثبت رویدادهای مالی در دفتر روزنامه و انتقال آنها به دفتر کل ، در پایان هر ماه با تهیه تراز آزمایشی تایید می گردد . تراز آزمایشی ، به عنوان ستاده سیستم حسابداری و مبنای کنترل پردازش انجام شده ، مورد استفاده برای تهیه صورتهای مالی واقع شده و برخی از اطلاعات آن به عنوان بازخور برای اصلاح سیستم حسابداری به صورت داده های جدید وارد سیستم حسابداری می گردند . ستاده نهایی سیستم حسابداری صورتها و گزارشهای مالی و اطلاعات ارائه شده در آنها است .

 (cached) 

--------------------------------------------------------------------------------

در ایامی که سیستم حسابداری طراحی شده اجرا می شود ، همواره مشکلاتی پدید می آید که یا ناشی از افزایش رویدادهای مالی و یا ناشی از نیازهای جدید اطلاعاتی مسئولان موسسه می باشد و سیستم قادر به تامین آنها نیست و بنابراین لازم است که تمام سیستم های حسابداری طراحی شده دارای یک دستورالعمل کامل نگهداری باشند تا بتوان سیستم حسابداری را همواره به روز و فعال نگه داشت و از بازده آن مطمئن شد .

نگهداری سیستم حسابداری شاید وقت گیرترین مرحله طراحی سیستمهای حسابداری است و بایستی توجه کامل به آن مبذول نمود . دستورالعمل نگهداری سیستم حسابداری معمولا از بخشهای عمده زیر تشکیل شده است :

نگهداری اضطراری : در این دستورالعمل مشکلات و اشتباهاتی که به صورت اتفاقی رخ می دهد و بایستی فورا اصلاح شود توضیح داده می شود .

نگهداری عادی : در دستوالعمل نگهداری عادی سیستم ، اقداماتی که به صورت تکراری برای حفظ و تداوم عملیات سیستم حسابداری صورت می گیرد ، ذکر می شود . مانند آموزش کارکنان حسابداری یا قسمت رایانه .

رشد و اصلاح سیستم : در این دستورالعمل تغییرات لازم در سیستم حسابداری که ناشی از تغییرات در سازمان موسسه و فعالیتهای آن می باشد ، در نظر گرفته می شود . مانند افزایش دوایر و شعب .

--------------------------------------------------------------------------------

اولین مرحله طرح وتدوین سیستم حسابداری معمولا هنگامی آغاز می شود که استفاده کنندگان از سیستم حسابداری موجود ( مدیریت موسسه ، کارکنان ) بدلیل عدم رضایت از آن و یا به دلیل عدم وجود سیستم حسابداری ، برقراری یک سیستم حسابداری را درخواست می نمایند .

پس از اعلام نیاز و دریافت درخواست ، طراحی و تدوین سیستم حسابداری کار طراحی توسط حسابدار و یا گروه حسابداران خبره آغاز می شود و اولین مرحله کار طراحی شروع می شود .

برای شناسایی و تشخیص مشکلات و نقاط قوت و ضعف سیستم حسابداری موجود ، معمولا از فرمهای مخصوصی استفاده می شود که این فرمها توسط استفاده کنندگان از سیستم حسابداری تکمیل می گردد . طراح یا طراحان سیستم حسابداری با دریافت فرمهای تکمیل شده که حاوی اطلاعات مقدماتی از شناسایی سیستم است ، بررسیهای خود را شروع می کنند و با روشهای مختلف اطلاعات مورد نیاز برای شناسایی سیستم حسابداری موجود را جمع آوری می نمایند .

روشهای جمع آوری اطلاعات معمولا به کمک یک یا چند روش از روشهای زیر انجام می شود :

مصاحبه : این روش یکی از متداولترین و مناسب ترین روشهای مطالعه و شناسایی است و به دلیل عملی بودن و کم هزینه بودن کاربرد بیشتری دارد .

پرسشنامه : این روش که با طرح سئوالات مشخصی انجام می شود معمولا وقت گیر است و در بعضی از موارد غیر عملی است و به دلیل دخالت نظرات شخصی تکمیل کننده در برخی از موارد ، پرسشنامه شناخت درستی به دست نمی دهد ، بنابراین کاربرد کمتری دارد .

مشاهده : این روش جمع آوری اطلاعات در صورتی که از نظر زمانی و صرف هزینه طراح سیستم محدودیتی نداشته باشد با توجه به اینکه اطلاعات کاملتری به دست می دهد ، روش مطلوبی است .

بررسی اسناد و مدارک : برای داشتن شناخت درستی از سیستم موجود مطالعه اسناد و مدارک موجود در موسسه صورت می گیرد . بررسی دستورالعملهای مدون موجود از قبیل : اساسنامه ، نمودار سازمانی ، مصوبات هیئت مدیره ، مصوبات کمیسیونهای معاملات و سایر مدارک موجود ، بخشی از نیازهای اطلاعاتی طراح سیستم حسابداری برای شناسایی و مطالعه را تامین می کند .

بررسی کتابها و جزوات دیگر : مبنای این روش دانش و تجربیات شخصی طراح سیستم حسابداری است و مطالعه قوانین و مقررات موضوعه ، کتابها ، منابع و جزوات دیگر را شامل می گردد .

پس از جمع آوری اطلاعات به کمک یک و یا چند روش مذکور و بررسی آن و شناسایی مقدماتی ، نسبت به منطقی بودن درخواست استقرار سیستم حسابداری تصمیم گیری می شود و در صورت مثبت بودن نتیجه بررسی ، طراحی سیستم حسابداری وارد مرحله بعدی می گردد .