چك هاي خريد محدوديت دار
راهنماي كاربران :
چك هاي خريد محدويدت دار ممكن است براي خريدهاي كوچك استفاده شوند اين چك ها به وسيله ي بخش سفارش دهنده تهيه مي شوند و براي فروشنده بدون هيچ درخواست و گرفتن سند خريد فرستاده مي شود . سوء استفاده از چك هاي خريد محدود شده باعث آسيب ديدن اعتماد مشتري در خريدهاي كم قيمت مي شود و مي تواند باعث تصويب قوانين كيفري در مورد كلاهبرداري اين چك ها شود .
راه كارهاي تهيه مبالغ كم :
روند كار و سياست هاي دانشگاه راه كارهايي را براي خريدهاي كم قيمت به دست مي دهد و شما بايد اين سياست ها را زماني كه چيزي مي خريد و از چك هاي محدود شده ( LPC) استفاده مي كنيد دنبال كنيد . بخش خريد قراردادي را با توليدكنندگان براي انواع اقلام خريد شما مي بندد. به علاوه قرارداد دانشگاه ، بخش نيز قراردادي دارد كه براي شما در دسترس است . استفاده از اين قراردادها نوعي صرفه جويي مالي بشمار مي آيد . براي اطلاعات بيشتر به سايت خريد برويد يا با ساختمان خريد و فروش تماس بگيريد و از يك فروشنده براي شناسايي منابع كمك بگيريد . يكي از مسئوليتهاي شما حين خريداري شامل پيروي از خط مشي دانشگاه است كه حمايت تجارتهاي كوچك ، كم سن و مديريت زنان است . يك ليست كامل از مشاغل با اقليت سني و با مديريت زنان در بخش خريد از مشاغل كوچك يا بخش وب سايت اجتماع و اقتصاد ساختمان Utah وجود دارد . با فروشنده قابل اعتماد در بخش اطلاعات تخصصي كالا تماس بگيريد .
ما اميدواريم كه چك هاي خريد محدوديت دار تهيه مبالغ كم شما را راحت تر كند . اگر درباره اين برنامه سؤالي داشتيد به واحد حسابهاي پرداختي يا جودي( چان ) تماس بگيريد .
گرفتن موجودي چك :
چك هاي خريد محدود شده از حساب هاي پرداختي قابل دسترسي هستند بخش ها بايد يك فرم (( درخواست براي چك هاي خريد محدود شده )) اوليه كه از حاسبهاي پرداختي قابل دسترس هستند تهيه كنند . مهم است كه قسمت توافق قرارداد كامل شود و براي هر درخواست امضاء شود . ثبت چك براي آخرين براي دسته آخر بايد همراه هر جزئي باشد كه براي چك درخواست شده است . به علت اينكه ما دسترسي به چك سفيد را محدود كرده ايم ، اين گونه چك ها از حساب پرداختي تنها در ساعات 9 تا 10 صبح و 3 تا 4 بعدازظهر قابل برداشت هستند . شخصي را كه شركت براي برداشت آن چك سفيد مي فرستد بايد داراي كارت شناسايي و تصوير شناخته شده براي نشان دان به حساب پرداختي باشد .
موارد زير چند نكته از توافقنامه است :
● جدول Default ، شرطي كه است كه ما براي چك هايي كه بدون پشتوانه هستند و نقد مي شوند ، چك هايي كه بدون جدول اعتبار هستند يا چك هايي كه فعاليت آنها بي معني است يا اينكه غيرفعال قبول است اشاره مي شود .
● (( امضا كننده صحيح )) كسي صاحب حساب است يا مجري حساب در جدول Default است و نام او در كارت امضاء در حساب پرداختي موجود است و متولي چك مي تواند چك را سفارش دهد و با تحويل موافقتنامه ي اصلي به شخصي كه چك را كشيده است آن را بردارد .
● متولي چك ها ، كسي است كه بر موجودي چك و شماره تلفن چك نظارت مي كند . كشيدن چك شماره هاي اول و آخر چك را كامل مي كند و اين كار به وسيله شخصي انجام مي شود كه چك را براي تحويل بايد امضاء كند.
امنيت و پرداخت براي چك هاي پرداختي محدوديت دار :
چك هاي پرداختي محدوديت دار به شدت قابل انتقال اند و بايد مثل پول نقد از آنها مراقبت كرد و متوليان چك بايد تمام چك هاي مصرف نشده را در محلي امن ، به دور از دسترس ديگران نگه دارند و چك نبايد قبل از استفاده امضاء شوند . اگر چكي دزديده شود يا گم شود بخش بايد سريعاً واحد حساب پرداختي را مطلع كند اگر چكي گم شود بخش بايد مدارك را جمع كند و توضيحي به همراه ثبت چك فراهم كند . متولي چك بايد در هر زماني بايد قادر به محاسبه ي تمام چك هايي كه از بخش حساب هاي پرداختي مي گيرند باشد . در صورت دزدي،
بخش بايد پليس دانشگاه را خبر كند و يك كپي از گزارش پليس را به ثبت چك الصاق كند . متولي چك بايد موجودي بقيه چك و شماره ثبت چك براي چك صادرشده به واحدهاي حساب پرداختي را برگرداند . اين امر ملزم به اين است كه متولي جديد و امضاء كننده قانوني با هم هماهنگ باشند و يك توافق نامه جايگزين امضاء كنند ، اگر بخش علاقه دارد كه برنامه چك خريد محدوديت دار را ادامه دهد متولي چك ممكن است يك تكه چك را براي مصرف اضطراري به يك كارمند ديگر از بخش امضاءكننده قانوني بدهد در اين زمان ، متولي بايد ثبت از چك كه شامل ثبت شماره ، تاريخ گيرنده و علّت پرداخت داشته باشد . گيرنده بايد كپي هاي چك و رسيد اصلي را به متولي برگرداند . متولي ممكن است نه منبع چك ها را دوباره پخش كند و نه يك فقره چك به كارمند بدهد اگر كه مقصد چك جاي ديگري باشد اين عمل باعث از بين بردن كنترل و نظارت متولي بر روي چك مي شود و باعث به وجود آمدن ريسكي براي شركت در از دست دادن شرايط خود در اين برنامه مي شود .
براي اجراي اين برنامه هر كارمندي كه با منبع چك هاي خريد محدوديت دار سر و كار داد بايد تعهدنامه اي را امضاء كند و شخصاً مسئوليت چك هاي سفيدي را كه دريافت مي كند قبول كند . هر متولي بايد به دقت راهنماي كاربران را به همراه راهنمايي از بخش پرداخت حساب ها مطالعه كند . مسئوليت زماني شروع مي شود كه متولي چك را دريافت مي كند و زماني تمام مي شود كه باقي موجودي چك را پرداخت مي كند و دفتر ثبت چك را در بخش پرداخت حساب ها امضاء مي كند .
تهيه چك هاي خريد محدوديت دار :
چك براي مصارف زير مورد استفاده قرار مي گيرد :
● هر چيزي كه بتوان از طريق چك خريد محدوديت دار كه رقم محدوديت چك بر روي آن اجازه دهد استفاده كرد . اين بدان معني هم هست كه هر صورت يا مبلغ دريافتي به ازاي هر چك درخواستي براي توافق نامه كه شامل بازپرداخت قسطي يا تحويل چند نوبتي كه چند صورت حساب را هم مي سازد ، مي شود .
● مهماني هاي تجاري ( شامل غذاهاي فوري ، غذا ، آشاميدني در جلسات كارمندان ) بايد اطلاعات زير را آماده كنيد :
- تعداد حاضران اگر كمتر از 10 نفر هستند يا اسم گروه و تعداد نفرات
- يك شرح از علت اين جلسه
- زمان برقراري جلسه
- اگر هدف مهماني تجاري تفريح يا استخدام بوده است بنابراين خرج ها نياز به تصويب رئيس شركت دارد .
- منابع اداره
- هزينه هاي سفر غير كارمندان
- هزينه هاي هتل و رزرو كردن آن كه مربوط به سفر از جانب دانشگاه است اگر كپي حساب پرداختي چك محدوديت دار به همراه كپي از تصويب فرم بازپرداخت سفر .
- اهداكنندگان خون و شركت كنندگان در تحقيق
- امكانات ( برق ، گاز ، تلفن كه البته اينها جداي از فضاي اجاره اي است . )
- هزينه حمل و نقل
- بازپرداخت ، بازپرداخت نيازمندان به تصويب كتبي مقام ارشد بعدي را دارد . ا گر كالاها يا سرويس ها بر روي يك حساب اعتباري شخصي تضمين شده باشند ، خريدار بايد كه فرم رسيد با جزئيات تهيه كند كه نشان دهد چيزهاي خريداري شده را و تمام مبلغ پرداخت . رسيد كارت اعتباري براي پرونده خرج هاي غيرمهماني كافي نيستند . كسي كه طلب بازپرداخت مي كند هم بايد رسيد را امضاء كند .
- اعضاي جديد يا عوض كردن اعضا در تشكيلات و انجمن ها حقوق داده مي شوند .
- حق عضويت جديد تشكيلات و انجمن ها كه توسط تنظيم امور مالي دانشگاه پرداخت مي شود تنها زماني كه به برنامه احتياج است تامين مي شود يا اينكه براي ايمن كردن سود دانشگاه و بايد به تصويب رئيس يا سرپرست بيمارستان دانشگاه به وسيله ي مسئول اجرائي بيمارستان برسد .
- پرداخت هاي بعدي براي عضويت هاي جديد قبلاً همانطور كه توضيح داده شد به تصويب رسيده اند مي توانند به طور كتبي به تصويب ناظر اعضاء برسد .
هر چك بايد حاوي اطلاعات زير باشد :
● مقدار توجه : در چك هايي كه بعد از اكتبر سال 1999 منتشر شده اند ، مقدار را بعد از قسمت پرداخت مي نويسيد .
●گيرنده توجه : در چك هايي كه بعد از سال 1999 منتشر مي شوند نام گيرنده را بعد از قسمت ( To the order of ) مي نويسيم . مي توانيد آدرس گيرنده را نيز اضافه كنيد اگر مي خواهيد چك خود در يك پاكت پنجره دار بگذاريد .
● امضاي اصلي ( نه مهر شده ) مدير اجرايي حساب : PI ، رئيس بخش يا ديگر مسئولان قانوني بخش ( كه براي آن يك كارت امضا داريم ) . اگر شرايط طوري بود كه نياز به امضاي مسئول بالاتر داشتيم مبلغ يا سند پشتيبان بايد بصورت كتبي توسط مقام ناظر تصويب شود .
سربرگ چك بايد شامل :
●داراي جدول مناسبي باشد تا پر شود و مبلغ چك به خوبي در آن عنوان شود . اگر اين اطلاعات ثبت نشود يا تراز كار يا پروژه به طور مناسب مبلغ اعتبار را پوشش ندهد ، جدول ويژه ي ما به وسيله مبلغ كل چك پر مي شود .
TIN/ SSN ● را كه در پشت چك قرار دارد براي تمام صورت جلسه ها پر شود .
● جزئيات مواردي كه خريداري شده اند اگر چك براي مهماني هاي كاري ، رفع خستگي ، تعويض نيرو يا تفريح كشيده شده باشد شما بايد اطلاعات زير را نيز تهيه كنيد :
- حاضران اگر كمتر از 10 نفرند يا اسم گروه و تعداد حاضران
- توضيح كاملي درباره اهداف كاري جلسه
- زمان جلسه
- اگر شماره شناسايي ماليات دهنده مربوطه به گيرنده نيست اطلاعات مربوط به ماليات دهئده را پر كنيد .
- اطلاعات تحويل را اگر بخش درخواست آن را كرده است پر كنيد .
- نام بخش
- موقعيت
- نام و تلفن متولي چك
كپي هاي فرم چك بايد مثل زير باشد :
●اصل چك و سربرگ چك به فروشنده . سربرگ بالاي چك را نفرستيد چون شامل اطلاعات مهمي كه مرتبط به سيستم حسابداري است مي باشد اين ساختار و اطلاعات مطلق به سيستم اطلاعاتي دانشگاه است و در معرض اطلاع عموم قرار ندارد . اگر مي خواهيد مطالب تصويبي را به فروشنده بفرستيد آن را در فرمي ديگر تهيه كنيد .
● كپي حساب دريافتي بايد به رسيد اصلي يا صورت حساب پرداختي ( نه بيش از يكي براي هر چك ) الصاق شوند و تمام مدارك مرتبط بايد به حساب هاي پرداختي فرستاده شود ، در روزي كه چك كشيده مي شود اگر ميزان رسيد كمتر از 75/2 * 5/8 اينچ باشد ، رسيد را به يك كاغذ سفيد الصاق كنيد .
●اگر چك براي مخارج سفر كه هنوز تصويب نرسيده است نوشته شده باشد ، يك فرم سفر بايد به همراه كپي حساب پرداختي تضمين شود .
●كپي بخش بايد به وسيله ي خود بخش نگهداري شود .
زماني كه چك كامل شد ، چك بايد ثبت شود . ثبت چك شامل :
● نام متولي چك ، تلفن و نام بخش در بالاي آن . هر خطي بايد شامل :
● شماره چك
● تاريخ چك
● گيرنده
●مقدار
●نام شخصي كه چك را برداشت مي كند و متعاقباً آن را به گيرنده مي دهد .
● هدف از خرج
ممنوعيت استفاده از چك هاي خريد محدوديت :
چك هاي محدوديت دار خريد را براي موارد زير نمي توان به كار برد :
● تهيه ، امضاء و به كاربردن چك محدوديت دار براي مبلغي بيش از آنچه كه روي خود چك نوشته شده است . با اين كاركرد در واقع نوعي استفاده ناصحيح محسوب مي شود و امتياز چك از بين مي رود .
● پرداخت هاي چندگانه كه كل رقم آن بيش از رقم نوشته شده روي چك شود .
● كالاها و خدماتي كه قيمت آنها بيش از مبلغ چك است را نمي توان بين دو يا چند چك محدوديت دار تقسيم كرد .
● پرداخت براي بيش از يك صورت حساب يا رسيد . از درخواست نامه اي استفاده كنيد كه شامل پرداخت هاي قسطي يا تحويل هاي چندگانه كه صورت حساب هاي چندگانه عمومي توليد مي كند استفاده كنيد .
● پرداخت يا از جانب خارجي هاي غيرمقيم بعنوان سرپيچي از ماليات درنظر گرفته مي شود . مگر اينكه پيرو توافق نامه معافيت از ماليات بين آن كشور محل اقامت و ايلات متحده باشد يا معافيت توسط اداره كل ماليات بردرآمد انجام شده باشد . چك هاي محدوديت دار نمي توانند بر خارجيان غيرمقيم پرداخت شود و يا اينكه از جانب آنها باشد اگر سؤالي درباره راههاي ممكن داشتيد يا درباره ي تشخيص وضعيت اقامت به سازمان ماليات زنگ بزنيد .
● خريدهاي محدود يا موارد خاص مثل :
- تبليغات براي استخدام پرسنل ، تبليغات براي تعويض پرسنل ( هيئت علمي يا كارمندان ) بايد توسط نيروي انساني تصويب شود .
- نوشيدني هاي الكلي بااستفاده از ذخيره ايالتي ، هرگونه خريد نوشيدني هاي الكلي براي تفريح يا تعويض احتياج به تصويب كتبي رئيس دانشگاه دارد .
- جايزه هاي نقدي ( قوانين IRS براي دادن جايزه به كارمندان نوشته شده اند . ابتدا به سرويس ماليات قبل از دادن مبلغ نقد يا جايزه ( شامل گواهي جايزه ) به كارمندان زنگ بزنيد . )
- نقدينگي
- مشاوران ( درخواست براي چك لازم است )
- مواد خاص ( داروها و مواد مخدر ) بايد براي خريد آنها مجوز به همراه داشت .
- اهدايي ها
- جريمه ها ، قبض هاي جريمه ي خودرو
- خريدهاي خارجي ، مبلغ يا گمرك بايد پرداخت شود .
- گازها ، فشرده يا مايع . تمام گازهاي مايع و فشرده بايد از مغازه و محل هاي تحويل دهنده آن تهيه شود . اينها در مغازه انبار مي شوند و ديركرد بطري ها روي آنها نوشته مي شود اگر گاز فشرده يا مايع در يك ظرف يكبار مصرف باشد مي تواند توسط يك درخواست چك انجام شود .
- سخنرانان مهمان، درخواست براي چك لازم است .
- پاداش افتخاري ، درخواست براي چك لازم است . اين مبالغ و پرداخت ها به اشخاص و مؤسساتي داده مي شود كه خدمات رايگان داشته اند يا كار برجسته اي انجام داده اند كه براي آن نه دانشگاه و نه طرف مقابل هيچ قيمت مقطوعي را نگذاشته اند . پاداش افتخاري نبايد به شخصي كه تحت استخدام دانشگاه است تعلق بگيرد .
- قرار دادهاي مستقل ، درخواست براي چك لازم است .
- حيوانات زنده ، منابع حيوانات مسئول ثبت تمام خريدهاي انواع حيوانات مهره دار است .
- اتيل الكل تبديل نشده ، خريد بايد به درستي ثبت شود .
- خريدهاي شخصي
- ايزوتوپ هاي راديواكتيو
- مخارج بازگشتي
- صورت جلسه هايي هستند كه پرداخت براساس قسط هاي مساوي به طور معمول با فاصله هاي چند ماهه به مدت معيني پرداخت مي شود براي مثال پرداخت براي اجاره يا درآمد بازنشستگي .
- تعمير يا تغيير وسايل دانشگاه
- بورس تحصيلي
- سرويس هايي كه توسط هيئت علمي ، دانشجويان يا كارمندان ارائه مي شود .
- درآمد بازنشستگي
- تلفن يا ديگر وسائل ارتباطي
- مخارج سفر براي كارمندان دانشگاه يا مهمانان
- چك هاي محدوديت دار براي مخارج هتل يا مخارج نام نويسي پيش از موعد مربوط به سفر از طرف دانشگاه مي تواند پرداخت شود . اگر كپي حسابهاي پرداختي چك هاي محدوديت دار همراه با كپي فرم درخواست سفر تصويب شده باشد ، اگر سفر به منطقه اي باشد كه مسافر بتواند در همان روز به محل كار يا خانه اش برگردد ، مخارج بازپرداخت براي مواردي مثل ثبت اسم ، تفريح و مصرف بنزين بايد براي پرداخت توسط درخواست چك در سازمان حسابهاي پرداختي موافقت شود . ( براي اين منظور از چك هاي محدوديت دار استفاده نمي كنيم . ) تمام موارد ديگر مربوط به سفر بايد بر روي يك فرم درخواست سفر به بخش حسابهاي پرداختي پرداخت شود .
- هزينه وسيله نقليه
سوء استفاده ها يا خطاها :
خطاها زماني اتفاق مي افتند كه :
● چك ها براي مبلغي بيش از آنچه بر روي آنها نوشته شده است كشيده مي شوند . اين خطا باعث از بين رفتن امتياز چك مي شود .
● چك ها در محل امني نگهداري نشوند.
● بخش ، حسابهاي پرداختي را از دزديده يا گم شدن چك مطلع نكند .
● استفاده از چك هاي محدوديت دار براي خريد موارد ممنوعه .
● چك براي بانك مشخص باشد ولي حسابهاي پرداختي كپي و مدارك چك را را نداشته باشند يا اينكه مشخصات چك براي بانك يا مقدار آن در كپي حسابهاي پرداختي مغايرت داشته باشد .
● قصور در تائيد رسيد اصلي يا ديگر مدارك همراه .
● هرگونه سوءاستفاده از چك هاي محدوديت دار در سايت ها و روند كار دانشگاه اخلال ايجاد مي كند .
● چكي كه امضاء ، تاريخ يا مبلغ ندارد .
● جعل امضاء بر روي چك .
● كسي كه چك را امضاء كرده ، داراي حقوقي براي كار انجام شده يا پروژه نداشته است .
● نمونه امضاي كساني كه براي امضاي مدارك مالي بر اساس قوانين 3 تا 7 دانشگاه مجاز هستند در اداره حسابهاي پرداختي موجود است .
● كسي كه چك را مي كشد داراي اعتبار نيست .
● بخش حاضر نيست كه مهماني تجاري را گزارش دهد يا اينكه مخارج تفريح ، تعويض و استراحت را همانطور كه قبلا ً گفتيم گزارش دهد .
● متولي چك ، چك سفيد را به دست كارمند ديگري به قصد انتقال آن به مكان ديگر مي دهد .
● چك براي مصارف و هزينه هاي غير پيش بيني شده بدون اجازه مقام بالاتر مصرف شده .
● بخش براي سفر هزينه هاي پيش پرداخت بدون الصاق كپي فرم سفر به كپي چك حساب پرداختي از چك استفاده كرده است .
● چك براي بازپرداخت هزينه هاي سفر يك كارمند به جز موارد ممنوعه استفاده شده است .
● بخش از يك چك برخلاف مقررات استفاده كند .
از اول مي سال 2002 ، حسابهاي پرداختي 1200 دلار براي تخلف ها خواهد پرداخت . اين هزينه جمع خواهد شد زماني كه چك محدوديت دار در بازبيني خرج قصور دارد و حسابهاي پرداختي مجبور به يك كار اضافه براي گرفتن مدارك به مرحله اي قابل ثبت است ، اين شامل :
● تصحيح موارد اشتباه يا از قلم افتاده در جدول چك
● از تهيه كننده خواسته شده قبل از زمان كپي حساب پرداختي دوبار چك را كنترل كند .
● كامل كردن چك هاي ناتمام
● اصلاح چك هاي ثبت شده كه با رقم واقعي شان در بانك فرق دارند .
● ثبت چك ها بر خلاف جدول متولي وقتي كه چك قبل از رسيد كپي حساب پرداختي به بانك برسد .
● آگاه ساختن بخش درصورت استفاده چك براي مواد ممنوعه .
استفاده نامناسب از چك هاي محدوديت دار به طور مرتب به از دست دادن امتياز چك منجر مي شود .3 خطا در طول 90 روز به معني سوء استفاده است . استفاده كلاهبردارانه از اين چك ها نيز منجر به از دست دادن امتياز آن مي شود و حتي ممكن است عواقب كيفري نيز در برداشته باشد كه شامل اخراج كارمند يا اعاده ي خسارت كامل به دانشگاه براي تمام موارد از دست رفته است .
خيلي مهم است كه تشخيص دهيم كه رياست دانشگاه بيشترين ميزان چك را مي داند اين رقم دقيقا ًبه طور واضح درون مربع (( مقدار )) نوشته شده است و همينطور در پشت چك . اين وظيفه متولي ، تهيه كننده و امضاء كننده ي چك است كه مراقب باشند ميزان چك از مبلغ روي تجاوز نكند .
● امضاء ، تهيه و نشان دادن چك محدوديت دار با رقمي بيشتر از آنچه بر روي آن است باعث از بين رفتن بلافاصله چك مي شود .
چك هاي باطل :
چك زماني باطل است كه معيوب باشد ، خطاي چاپي داشته باشد يا برگشت خورده باشد . اگر محل چك براي ثبت خالي باشد سپس شماره چك ، تاريخ وارد شود براي گيرنده آن را باطل اعلام كنيد و اگر هيچ چيزي در آن محل ها نوشته نشده باشد در غير اينصورت در بخش (( هدف )) علامت باطل و زمان برگشت خوردن يا باطل شدن چك را عنوان كنيد ، هيچگاه محل ثبت چك را در دفتر خط نزنيد !
توجه : تمام قسمت هاي باطل شده چك هاي محدوديت دار ( اصل ، حساب پرداختي و كپي هاي بخش ) در محل امضاء بايد با مهر باطل پر شود . كپي هاي اصل و حساب هاي پرداختي چك هاي باطل شده بايد فوراً به واحد حسابهاي پرداختي فرستاده شوند . كپي بخش از چك را براي خود نگه داريد .
توقف پرداخت :
در هر زماني شما موقعيتي براي درخواست توفق (( روند پرداخت )) از حسابهاي پرداختي خواهيد داشت . اين اتفاق زماني مي افتد كه فروشنده شما را از مفقود شدن ، دزديده شدن يا غير قابل وصول بودن چك آگاه مي كند . اگر چك معيوب است تقاضاي (( عدم پرداخت )) نكنيد . اين بعنوان يك باطل شدن است اگر شما از حسابهاي پرداختي تقاضاي (( عدم پرداخت )) مي كنيد بنويسيد عدم پرداخت و تاريخ تقاضاي شما در قسمت (( مقصود )) براي آن شماره چك ثبت مي شود . محل ثبت چك را خط نزنيد !
يك(( درخواست عدم پرداخت )) را بر روي بالاي نامه ي خود كه شامل اطلاعات زير است تهيه كنيد :
● شماره چك
●تاريخ چك
● گيرنده
● مقدار چك
● نام و شماره تلفن درخواست كننده
● علت درخواست عدم پرداخت
يك امضاء كننده در اين پروژه يا فعاليت است بايد اين درخواست را امضاء كند و اين فرم بايد سريعاً به واحد وصول چك در حسابهاي پرداختي فاكس شود . بخش بايد حداقل 24 ساعت صبر كند بعد از تائيد بانك درصدور دوباره يا تعويض چك ، بدون اين اعلام بخش اين خطر را مي كند كه هر دو چك خود را به بانك تحويل دهد . يك چك تعويضي بايد در توضيح منطقه به همراه شماره هاي چك اصلي باشد . يك كپي از مدارك اصلي بايد همراه با چك جديد به حسابهاي پرداختي فرستاده شود .
ديگر سياست ها :
● شماره چك بايد بر روي تمام رسيدها و ديگر مدارك مربوط به خريد درج شود .
● دانشگاه بعنوان مؤسسه ايالتي ، از استفاده از ماليات معاف است . اين ماليات ها را نپردازيد .
● به خاطر داشته باشيد اين معامله ها نقدي هستند و بعضي فروشنده ها راغب به تخفيف دادن هستند يادتان نرود كه اين تخفيف ها را بگيريد .
● بازپرداخت و هزينه سفر ، بخش و ديگر واحدهاي اجراي پاسخگوي برگرداندن نقدي به حساب دانشگاه هستند . اين پول ممكن است براي مكمل بودجه ي نقدي استفاده شود .
● چك هاي محدوديت دار براي نو كردن لوازم اصلي به كار نمي روند .
● سوء استفاده از چك هاي محدوديت دار موجب از دست دادن امتياز چك مي شود و همچنين ممكن است منجر به عواقب كيفري كه شامل اخراج كارمند يا اعاده ي خسارت تمام موارد كسر شده ميباشد .
سوء استفاده شامل موارد زير است :
● جعل يك امضاي با اعتبار يا امضاي چك توسط كسي كه داراي اعتبار نيست .
● استفاده از اين چك ها براي خريد شخصي .
● برگرداندن كالاي خريده شده به وسيله چك براي نقد بدون اطلاع كامل دانشگاه .
● قبول بازپرداخت براي كالا يا سرويس خريده شده با چك بدون اطلاع كامل دانشگاه .
● اگر كه قسمت تلفن نياز به شماره خريد داشته باشد ، از يك LC به اضافه شماره چك بعنوان يك شماره خريد استفاده كنيد .
اگر رسيد در دسترس نيست زماني كه شماره تلفن را مي گذاريد سپس يك يادداشت در فايل بگذاريد كه شامل :
● تاريخ
● نام فروشنده و نام كسي كه دستورها را گرفته است .
● كميت ، توضيح و قيمت پايه ي كالاي خريداري شده
● هدف از تهيه
● تصويب كتبي يك مقام صلاحيت دار
● اين يادداشت را با كپي واحد پرداختي از چك محدوديت دار همراه كنيد .
تقديم به آقا امام رضا ( ع ) :